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制度与流程都是支持企业运营的规则——有用制度不能少,多余制度不能多

文章来源:天锦观察

从企业总体架构分析,战略层、商业和运营模式层、业务模式、策略层呈逐步细化状态,并通过制度与流程得以体现、落地和执行。制度与流程是维持企业运营的规则,都属于企业运营的最底层规则逻辑,但流程的认知准确度、绩效和可执行特征更趋明显。


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一、制度的演化、作用和特点

我国企业比较推崇制度管理,把制度视为组织与员工赖以执行的内部法则。制度通过吸收外部相关法律、法规、规章、政策等要求,经过必要的运筹布局设计和有效执行,保证企业在合法合规前提下有序运营。

制度因事而产生,其初衷是通过制度,规范企业运营与人员的活动,避免问题的重复发生。制度设计包括运筹逻辑和最大限度兼顾人性逻辑,这符合管理的内涵。管理是管人管事的综合,管人即管事儿,理事儿即管人,管人以成事儿,理事儿以成人。好的制度能够发挥积极的作用,但并不意味着理论逻辑的成立,就一定能够真实发挥出希望的制度效能。

凡一个体系的建设,无不以确保组织协同为中心。当企业发展到一定规模,制度达到比较丰富的数量,上下左右之间制度的匹配问题、不符合企业发展现实问题、制度优化滞后的问题等等,有时会表现为比较突出的现象。企业为提高制度之间的协同,往往通过制度管理体系建设去解决,希望通过制度的丰富,形成从高层到细微的全面覆盖,并能够通过制度的执行达到希望的目的。


制度,往往呈现为文本化的形式,由制度责任部门起草拟制,无形中职能制管理模式下的部门本位、岗位本位等客观局限性会有所体现。其次,人有贤愚,经验有多寡,面向同一事项的制度,不同起草者会有不同的输出结果。随着制度越来越多、越来越细,从执行角度看,越精细的制度需要越高的成本投入。当制度与业务的契合度不够,过于僵化或南辕北辙,或根本无法驾驭制度时,制度就会起到副作用,形同虚设的制度,甚至会降低制度文化认同感。


因此,制度建设应把握一个原则,有用的制度一个不能少,多余的制度一个不能多。制度的属性应该与企业管理定位紧密相关,属性反映的是制度作用的颗粒度,即制度制定主体的管理责权程度。制度运筹精细度不能打乱机构的管理定位,不同定位的企业,其输出的制度属性会呈现不同结构的橄榄球或陀螺分布状态,这是由企业制度管理能力和水平决定的。


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二、流程的作用与特点

当企业产生并开始运营,流程就自然存在。不同的是,企业所处阶段不同,流程的规范性、标准化度和显性特征是不同的。反映在制度中的运筹逻辑,一定程度上就是对流程的文字化描述。

当企业中的制度呈现五彩斑斓状态时,制度的合理性、可执行性都将面临挑战,这是由制度执行人的人性特征决定的。一个强调高效运营、追求高质量发展的企业,往往会启动流程管理来解决大规模制度管理所固有的局限性问题。


流程管理的需求往往产生于规模型企业,在流程的梳理、设计、优化方面是一个体系化细分的过程。流程管理有一个从顶层到末端的解构、梳理,通过图、文、表反映活动逻辑、产出标准和内部控制的显性过程。相对制度化管理,流程管理从体系化认识、逻辑直观理解和可执行角度是一次大的飞跃。


对流程形式、作用的认识,很多人有不同的见解。有人认为流程就是静止的图片和文本表述,但在笔者看来,流程就如跳跃着的流水,当流程中定义的角色,按照流程中的活动标准付诸行动时,产出就自然形成了。因此,流程反映的是活动流和产出流,流程创造价值这一说法,也就找到了可信服的根源。其次,流程管理要具有可理解、可解构、可执行的技术标准。现实中,经常谈到的方案、初样、试样、定型、生产的说法不能反映企业流程管理的作用,这是一个空间维度的通用逻辑,何况数字技术的引入,在很多方面已经实质改变了执行程序。


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三、制度与流程的辩证

崇尚制度管理的人认为,制度本身包含了运筹逻辑的设计,一定程度可以反映流程,所以把制度设计精细化、合理化,就能够满足企业运营的需要。原理是正确的,但现实很骨感,员工不可能完全理解、准确掌握越来越多的制度管控要点,企业中常见的询问“如何走流程?”现象,就是这一问题的具体反映。

崇尚流程管理的人认为,制度强调对人的管理要求,流程强调如何做事儿。这一观点有合理之处,但认识狭隘化了,忽略了制度特有的运筹布局设计内涵,陷入了流程管理的单维认知陷阱。


还有人认为,企业在推动制度建设的同时,对相关流程进行了梳理,形成了制度与相关流程的映射关系,并在显著位置通过流程可视化进行了反映。这确实是制度管理的一大进步,在流程管理中属于第二级状态,但这种流程往往体现为重复性的办事儿流程,反映了办事的过程逻辑,流程也由主管部门自己掌握,由于没有经过规范的审批、发布程序,不能上升并等同于企业规则的高度,这种片段化不成体系的流程主要用于工作中的参考借鉴。


笔者认为,“有用的制度一个不能少,多余的制度一个不能多”是一种制度管理机理,在现实中却很难落地,属于“飞”着的口号。卓越的企业,制度管理和流程管理都不能缺失,且都有规范的发起、审批、发布、监督与优化的管理要求,二者是相互支持、彼此匹配的关系,不存在谁代替谁的问题,只有当流程管理发挥了积极的作用且具有一定应用成熟度时,制度将自然具备结构和存续的优化需求条件。


现实中,华为、丰田、美的、万科等卓越企业的流程管理实践,已经充分反映了流程管理在促进企业发展方面的作用和价值。

四、制度与流程的本质内涵

无论是制度还是流程,其目的都是维持企业高效运营的措施和手段,其本质内涵,都有推进企业运营规范化、标准化的作用。

谈到标准化,很多人会认为,标准化是把好的经验和方法固化、推广的过程,但标准化也会扼杀企业的创新活力。这一观点,是把标准化工作简单地认同为僵化的标准。

真实的标准化,是建立在一定程度的标准化基础上的,而不是毫无弹性的标准化。因为只有实现了标准化,才能实现授权,才能找到授权范围内的优化和创新基准点,才能形成衡量产出有效性的参照标准。

现实中很多企业频繁的调整,就是没有统一认知的标准化基础,人治是企业管理的主要表现,从而形成了“种树、成长、拔起来、再种下去”的恶性循环。

管理的人与事的逻辑,决定了制度与流程的设计既要符合运筹布局与活动逻辑,又要最大限度地符合人性的需求。企业应该敢于承认,企业中的部门立场、岗位立场、人性本是的利己倾向是客观存在的,决定了企业制度与流程设计不能成为事无巨细的完全控制,而是在管控底线之上的人性疏导,这就是规则设计技巧与人性需求匹配的必要性。

现实中,企业往往容易陷入忽视人性需求、底线思维而一味追求单纯控制的陷阱。日益增加的监督成本和不合规事件的重复发生,意味着如果简单的事情不能做到令行禁止,那么复杂的制度与流程变革一定没有生存的基础。


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